El proceso de entrega-recepción en las finanzas públicas es un componente clave para mantener la estabilidad y la integridad en el gobierno. Una transición ordenada y transparente en este ámbito es fundamental para preservar la confianza de la ciudadanía en las instituciones gubernamentales y para asegurar una gestión financiera responsable y efectiva.
El proceso de entrega-recepción en la administración pública es una fase crítica para garantizar la continuidad y la transparencia en el cambio de gobierno. En el contexto de las finanzas públicas, este proceso adquiere una relevancia especial, ya que implica la transferencia de responsabilidades financieras, información y recursos entre la administración saliente y la entrante.
La entrega-recepción en el ámbito de las finanzas públicas se enfoca en varios aspectos fundamentales:
Transparencia y rendición de cuentas
Es crucial que exista una documentación detallada y transparente sobre el estado financiero de la administración saliente. Esto incluye informes de ingresos, gastos, deudas, contratos, presupuestos, entre otros. Esta información debe ser clara y accesible para la nueva administración y el público en general, asegurando la rendición de cuentas.
Las leyes y regulaciones gubernamentales suelen establecer los lineamientos para la presentación de informes financieros. En muchos países, existen leyes de transparencia que exigen la publicación de información financiera de manera accesible al público.
El uso de estándares contables claros y reconocidos internacionalmente, como las Normas Internacionales de Contabilidad (NIC), es esencial para garantizar la uniformidad y la comparabilidad de los estados financieros.
En México sobresalen la Ley de Contabilidad Gubernamental que establece los principios de contabilidad gubernamental, la emisión de estados financieros y la transparencia en la gestión de recursos públicos. Por su parte, la Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública establece las obligaciones de los entes públicos para proporcionar información financiera de manera accesible y clara al público.
Revisión exhaustiva
La administración entrante debe realizar una revisión meticulosa de la información financiera recibida. Esto implica auditar los estados financieros, identificar posibles irregularidades, evaluar la eficiencia en el uso de los recursos y asegurar que los fondos públicos se hayan utilizado de manera adecuada y legal.
Las leyes suelen requerir auditorías externas e internas para revisar la información financiera. Estas auditorías se llevan a cabo de acuerdo con estándares profesionales y éticos establecidos por organismos de control.
Las conclusiones de las auditorías se documentan en informes que detallan hallazgos, recomendaciones y posibles irregularidades, los cuales pueden tener implicaciones legales.
En México, Auditoría Superior de la Federación (ASF) es responsable de auditar el ejercicio de los recursos públicos. Su informe anual es fundamental para identificar posibles irregularidades y áreas de mejora en la gestión financiera.Continuidad en la gestión
Es esencial que no haya interrupciones en la prestación de servicios públicos debido al cambio de administración. La transición debe ser fluida para garantizar que los programas y servicios continúen sin contratiempos, manteniendo el bienestar de la ciudadanía como prioridad.
Las normativas pueden requerir que se establezcan planes de continuidad para garantizar la prestación ininterrumpida de servicios esenciales durante la transición. Asimismo, se pueden definir procedimientos específicos para transferir responsabilidades de gestión y autoridad entre la administración saliente y entrante.
En México contamos con el Manual de Procedimientos de la Administración Pública Federal para la Entrega-Recepción, el cual define los lineamientos y procesos para la transferencia ordenada de responsabilidades entre la administración saliente y la entrante.
Planificación financiera a largo plazo
La nueva administración debe utilizar la información recibida para elaborar y ajustar sus planes financieros a corto y largo plazo. Esto implica establecer nuevas metas, políticas y estrategias financieras que reflejen las necesidades y prioridades actuales.
Las leyes exigen la elaboración y aprobación de un presupuesto gubernamental detallado elaborado por la administración saliente, pero que refleje las prioridades y objetivos de la nueva administración. Este ciclo presupuestario incluye la preparación, aprobación, ejecución y seguimiento del presupuesto para garantizar una gestión financiera efectiva.
Colaboración y comunicación
El proceso de entrega-recepción debe ser un ejercicio colaborativo entre la administración saliente y la entrante. Una comunicación abierta y constructiva es fundamental para asegurar una transición efectiva y para resolver cualquier discrepancia o interrogante que pueda surgir durante este proceso. Se pueden establecer protocolos formales para la comunicación entre la administración saliente y entrante, asegurando el intercambio de información relevante de manera clara y oportuna. En algunos casos, se forman comisiones especiales de transición que supervisan y facilitan el intercambio de información y la resolución de problemas durante el proceso.
En el ámbito federal y en algunos estados, se forman comisiones de transición encargadas de facilitar la comunicación y el intercambio de información entre la administración saliente y la entrante.
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En cada uno de estos puntos, las normativas y regulaciones juegan un papel fundamental al establecer los procedimientos, estándares y responsabilidades que rigen el proceso de entrega-recepción en las finanzas públicas. El cumplimiento riguroso de estas normativas es crucial para asegurar la transparencia, la legalidad y la efectividad en la gestión de los recursos financieros del gobierno.
En México, estas normativas establecen los marcos legales y procedimientos que regulan el proceso de entrega-recepción en las finanzas públicas. La adecuada aplicación de estas leyes y la colaboración entre las partes involucradas son fundamentales para garantizar una transición efectiva, transparente y responsable en la gestión de los recursos públicos.
Hacia un Gobierno Abierto: Procesos Claves de Entrega y Recepción en la Administración Pública
El propósito general de este artículo es establecer un marco de referencia de los preceptos generales, que permitan brindar mayor certeza y orden a los procesos de conclusión e inicio de las administraciones públicas, sin menoscabo del marco jurídico aplicable a cada orden de gobierno.
Deseamos impulsar los mecanismos de control en la gestión pública a favor de la transparencia, la rendición de cuentas y el combate a la corrupción, para construir un gobierno abierto, en el cual las autoridades fomenten la honestidad, eficiencia e integridad en el servicio público.
En estos procesos se busca dar continuidad a las responsabilidades encomendadas; que la conclusión sea un proceso transparente y certero; pero, sobre todo generar seguridad a los servidores públicos entrantes, pues son estos quienes cuentan con una potestad muy importante dentro del proceso de Entrega-Recepción, al ser los responsables de verificar y constatar, que en efecto todo lo que se manifieste como entrega, exista física y documentalmente.
En este artículo establecemos cuáles son los elementos básicos para realizar de manera ordenada el proceso de Entrega-Recepción de las funciones públicas.
El proceso de Entrega-Recepción puede entenderse como un proceso informativo y de comprobación en el cual intervienen de manera responsable y legal tanto los servidores públicos en funciones, como los que tomarán posesión de un cargo, empleo o comisión en el ejercicio público.
La finalidad esencial del proceso de Entrega-Recepción, es acopiar e integrar en un documento legal el conjunto de pruebas documentales, informes e indicadores sobre el estado financiero, patrimonial, económico y administrativo, con objeto de dar cuenta clara sobre la situación vigente y su administración y de esta manera facilitar la asunción de asuntos, compromisos y el ejercicio mismo de facultades, recursos y la atención de los compromisos que quedan en puerta o por resolver en una gestión gubernamental.
El ejercicio del servicio público, no obstante el cambio de los servidores públicos no puede interrumpirse o frenarse por falta de datos técnicos o administrativos ni por imprecisiones informativas sobre el destino y situación de los fondos y valores de su hacienda, a la vez que el patrimonio de los entes públicos debe permanecer con su carácter imprescriptible e inembargable sin que sea sujeto de enajenación al margen de la ley, de ahí la importancia vital del proceso de Entrega-Recepción.
El procedimiento de Entrega-Recepción se constituye principalmente por información de carácter económico, financiero, patrimonial, y presupuestal y se realiza generalmente en forma manual, es decir, mediante la impresión de anexos en donde se detallaban los recursos materiales, financieros y humanos, entre otros.
La trascendencia e importancia del proceso de Entrega-Recepción lo podemos resumir en los siguientes puntos:Se puede definir el proceso de Entrega-Recepción, como:
«El procedimiento administrativo de interés público, de cumplimiento obligatorio y formal mediante el cual un servidor público obligado que concluye su función hace entrega del despacho a su cargo al servidor público entrante, mediante la elaboración del acta administrativa correspondiente».
En términos jurídicos, es el acto legal por el cual se formaliza la entrega del empleo, cargo o comisión en la administración pública a los servidores públicos entrantes y la recepción que estos efectúan aceptando las obligaciones y derechos que de ello se derivan.
Si bien los servidores públicos salientes deslindan parte de sus responsabilidades directas con el acto de entrega, el carácter jurídico de este proceso no las exime de las responsabilidades accesorias, derivadas o presuntas por el ejercicio que acaban de concluir, en los términos y prescripciones que señalan las propias leyes del Estado.
En términos contables, es el conjunto de datos de verificación y comprobación, relativos al desempeño financiero y presupuestal de la administración pública, en uso de sus recursos hacendarios y de los bienes patrimoniales que se le confieren a cada instancia de gobierno.
En este sentido se trata de un proceso de demostración probatoria del correcto ejercicio administrativo de conformidad con las leyes hacendarias y de contabilidad gubernamental aplicables
En términos organizativos, es el conjunto de actividades que se planean, organizan y ejecutan para recabar datos, pruebas documentales y demás información necesaria para la integración del documento del proceso de Entrega-Recepción.
Constituye un esfuerzo organizativo y de recapitulación para dar cuenta de la situación actual de una administración pública en el momento en que sus autoridades son relevadas en atención al procedimiento determinado en las leyes aplicables a cada orden de gobierno.
En términos administrativos, es el proceso de verificación de la situación que guarda la gestión administrativa, incluida la hacienda pública, en el momento del cambio de las autoridades correspondientes.
¿QUIÉNES INTERVIENEN EN EL PROCESO DE ENTREGA-RECEPCIÓN?
En todo procedimiento administrativo de Entrega-Recepción intervienen:
La obligación de llevar a cabo el proceso de Entrega-Recepción es aplicable a los servidores públicos entrantes y salientes, desde el nivel de titular hasta nivel jerárquico correspondiente a jefe de departamento o sus equivalentes, y a los demás servidores públicos que por la naturaleza e importancia de sus funciones deban realizar el acto de Entrega-Recepción.
De igual forma se encuentran obligados a realizar el proceso de Entrega-Recepción aquellos servidores públicos que sin encontrarse en los niveles jerárquicos señalados anteriormente, manejen cualquier clase de recursos o tengan dentro de sus funciones la responsabilidad de administrar, aplicar o comprobar recursos públicos o cualquiera que sea la naturaleza de sus funciones.
Corresponderá a los titulares de los entes públicos, determinar a los servidores públicos que por la naturaleza e importancia de las funciones públicas a su cargo, quedarán sujetos a las disposiciones legales aplicables, situación que deberá estar debidamente justificada y hacerla del conocimiento oportuno al Órgano de Control.
¿QUÉ SE INFORMA EN EL PROCESO DE ENTREGA-RECEPCIÓN?
En este proceso se ordenan, integran y presentan informes, datos, registros, pruebas documentales y evidencias físicas, relacionados, entre otros aspectos con los siguientes, que de forma enunciativa más no limitativa, se señalan:
Bienes muebles, que son todos aquellos objetos que pueden ser transportables y que tienen como función respaldar la operación de la administración del ente público.
Bienes inmuebles, que son todos aquellos que constituyen espacios físicos, equipamiento urbano, terrenos, edificaciones, casas y otras construcciones fijas, que el ente público tenga como propiedad legítima.
Bienes muebles e inmuebles en arrendamiento, explotación, custodia, comodato, donación, usufructo o concesión. Aquellos que han sido asignado a terceros mediante instrumentos jurídicos que aseguren que no se pierde la propiedad del ente público sobre dichos bienes.
Recursos materiales, insumos, enseres, equipo e instalaciones y demás componentes de obras y servicios públicos, que incluye todo el mobiliario, bienes inmuebles, equipamiento de obras públicas y de servicios públicos, necesarios para su adecuada operación, sin mermas que afecten su funcionamiento y de conformidad con las especificaciones técnicas de su instalación o de los manuales suministrados por los proveedores o casas comerciales en que se hubieren adquirido.
Bienes y recursos materiales de los almacenes, contabilizados, verificados en su existencia y condiciones de uso reales, resguardados en los espacios físicos que los contengan, de conformidad con un inventario de bienes; incluye, entre otras cosas, los registros de suministro, altas y bajas, así como sus respectivos programas de compras de reposición, catálogo de artículos y altas y bajas, entre otros datos relevantes.
Fondos del erario (efectivo en caja, fondos fijos, fondos especiales, bancos, documentos por cobrar, fondos pendientes de depósito, efectivo de sueldos no reclamados, efectivo destinado a retenciones del I.V.A., impuesto sobre la renta y demás de carácter legal, otros valores o fondos).
Relación de deudores. Lista extraída de los padrones de contribuyentes y proveedores de bienes y servicios que tengan créditos fiscales o adeudos por devoluciones o penalizaciones que deban ser reintegrados a la hacienda pública, tanto por aquellos que han sido debidamente notificados, como por los que están en proceso de ser requeridos.
Relación o padrón de contribuyentes. Registro de los datos de cada uno de los contribuyentes y sujetos obligados por la Legislación Fiscal y Hacendaria aplicable, con los conceptos relativos a nombre, domicilio y datos personales del contribuyente; actividad que genera la obligación fiscal; servicio contratado que le obliga al pago de derechos; tasas, montos, cuotas, tarifas o consumos aplicables de conformidad a la actividad y base de cálculo de la contribución; fechas de facturación, estado de cuenta de pagos y movimientos de reintegros y devoluciones; débitos y tasas de recargos; puntos límite de déficit de pagos que da lugar a cobranza por procedimientos coactivos; en su caso, régimen de facilidades y descuentos aplicables al contribuyente, entre otros datos relevantes.
Estado de avance y cumplimiento del presupuesto de egresos. Presupuesto registrado en cuadros de partidas; clasificación del presupuesto y montos por partida; objetos de erogación; calendario de ejercicio; aplicaciones programadas; aplicaciones por solicitud de liberación de partidas; montos de recursos ejercidos por partida, contra lo programado; procedimiento de autorización de pagos con cargo al presupuesto; procedimiento de autorización de transferencias con cargo al presupuesto; acuerdos modificatorios de montos, cargos a partidas, recortes y ampliaciones presupuestales, entre otros datos.
Contabilidad gubernamental (cuentas públicas revisadas, aprobadas y en proceso). Sistema o libros mayores que registran las operaciones financieras: ingresos, gasto y movimientos virtuales entre activos y pasivos, reales y potenciales de los entes públicos.
Archivos relacionados a la gestión de asuntos de las Unidades Administrativas de los entes públicos. Es decir, por lo menos, Archivo de trámite, Archivo de concentración, Archivo histórico, Archivo electrónico, Expedientes del personal, Relación de formas valoradas y Relación de sellos oficiales. Sellos utilizados por la administración saliente, área aplicable y servidor público resguardante.
DE LA VERIFICACIÓN DE LA INFORMACIÓN CONTENIDA EN LA ENTREGA-RECEPCIÓN
Siendo uno de los propósitos formales del proceso de Entrega-Recepción, facilitar la incorporación de los nuevos servidores públicos en su respectivo ámbito de competencia y en el cumplimiento de sus obligaciones y responsabilidades, a partir de los informes de la Entrega-Recepción y con ello dar continuidad a los asuntos regulares de gobierno y aquellos programas que por su naturaleza sean de vital importancia o interés para la comunidad, el proceso de revisión es un acto de suma importancia, para delimitar la responsabilidad y legalidad de los actos declarados y de su comprobación fehaciente, tanto documental como de evidencia física.
El proceso de verificación corresponde a los servidores públicos entrantes dentro del plazo determinado en la legislación en materia de Entrega-Recepción, para los servidores públicos.
De ahí que las leyes en la materia o las disposiciones legales y administrativas prevengan la apertura de un periodo de revisión, análisis, evaluación y dictamen del informe, expedientes, datos, evidencias y demás elementos informativos y demostrativos que han sido recibidos de parte de los servidores públicos salientes.
Han existido casos el algunos estados de la República que decidieron contratar a despachos externos para que ellos dirigieran y realizaran sus procesos de Entrega-Recepción, lo cual, además de representar un uso indebido de recursos, ya que son actividades indelegables, también han terminado generando retrasos e imprecisiones que han dejando tanto a los funcionarios salientes como los entrantes en estado de indefensión.
MINIMIZANDO DIFERENCIAS: PROCEDIMIENTOS Y RESPONSABILIDADES EN LA TRANSICIÓN DE PODER
La transición entre administraciones públicas conlleva la responsabilidad crucial de asegurar la congruencia entre los informes, expedientes y la realidad palpable de los activos gubernamentales. Esta fase de Entrega-Recepción demanda no solo la concordancia total entre la documentación y las evidencias físicas, sino también la habilidad de abordar cualquier discrepancia identificada. Desde aquellas discrepancias susceptibles de aclararse con datos adicionales hasta aquellas derivadas de circunstancias excepcionales, se establecen protocolos rigurosos para salvaguardar la integridad patrimonial y garantizar que las diferencias no comprometan la eficiencia ni la eficacia de los entes públicos. Este proceso no solo busca identificar divergencias, sino también discernir entre aquellas originadas por fuerzas inevitables y aquellas imputables a acciones negligentes o errores, crucial para preservar la transparencia y la responsabilidad en el servicio público.
Una vez verificada la información contenida (responsabilidad primordial del funcionario entrante) pueden darse diversos resultados::
Primero.- Que el contenido de los informes, expedientes, y documentos probatorios coincidan a plenitud con las evidencias físicas y la constatación en campo de los reportes de existencia de inventarios, lotes de materiales, fondos, valores y bienes muebles e inmuebles que forman parte de la Entrega-Recepción.
Segundo.- Que existan diferencias entre lo reportado y lo constatado, que puedan aclararse mediante la ampliación de datos, presentación de pruebas o comprobación del estado real que guardan los objetos de la observación, en cuyo caso, con una intervención apropiada de los servidores públicos responsables, pueden subsanarse y adicionarse como aclaradas en el reporte correspondiente.
Tercero.- Que existan diferencias entre lo reportado y lo constatado que no hayan sido producidas por causas negligentes o incumplimiento de las normas vigentes, pero cuya situación puede explicarse por motivos, previamente registrados y documentados como de fuerza mayor o causas no imputables a la voluntad o acción de los servidores públicos que se traten, en cuyo caso se requerirán las actas y pruebas que acrediten la existencia de tales circunstancias.
Cuarto.- Que existan diferencias entre lo reportado y lo constatado que hayan sido producidas por omisiones, y presuntas causas de negligencia, errores, incumplimiento de normas, transgresión de disposiciones legales y reglamentarias u otras situaciones que presentan de manera ostensible irregularidades que no puedan justificarse por causas de fuerza mayor, pero que no signifiquen o impliquen daños al patrimonio o que no representen obstáculos o pérdida de eficiencia y eficacia de la actividad de los entes públicos.
Quinto.- Que las diferencias entre lo reportado y lo constatado y sus efectos, producidos por impericia, dolo, error, omisión u otras causas imputables a los responsables de su manejo o gestión, generen afectaciones, merma o pérdidas irreparables al patrimonio de los entes públicos o responsabilidades que serán exigibles a las nuevas autoridades por reclamaciones o querellas expuestas por los afectados.
Sexto.- Que la información de la entrega no cumpla con las especificaciones establecidas en las normas expedidas en materia de Entrega-Recepción.
Los efectos que producen los supuestos segundo y tercero antes señalados pueden ser requeridos a los propios servidores públicos salientes, por conducto de los servidores públicos entrantes y que hayan tenido a su cargo la gestión de los asuntos que hubieran sido observados en la revisión de la entrega, mismos que deberán atender los requerimientos de aclaración hasta su presentación y acreditación satisfactoria.
Los efectos que producen los supuestos cuarto, quinto y sexto, deberán ser registrados en un acta especial de revisión, con el expediente que demuestre los hechos identificados y su documentación respectiva, de conformidad a las disposiciones establecidas en materia de Entrega-Recepción, para que se proceda a su aclaración o solventación y en su caso, al establecimiento o deslinde de las responsabilidades administrativas que correspondan. Además, en casos de haberse producido daño al patrimonio de los entes públicos, con la presunción de responsabilidades penales directas, serán denunciados ante las autoridades ministeriales de procuración de justicia del estado.
MODERNIZACIÓN ESTATAL: HERRAMIENTAS DIGITALES PARA LA ENTREGA-RECEPCIÓN EFICIENTE
Hoy en día, existen entidades federativas que han desarrollado sistemas electrónicos para llevar a cabo este procedimiento de Entrega-Recepción en atención a la necesidad de que este se realice en forma más detallada que permita una integración ágil y oportuna de la información que será entregada a los servidores públicos entrantes.
De conformidad al diagnóstico formulado a las entidades federativas, para determinar los mecanismos que utilizan para llevar a cabo el proceso de Entrega-Recepción, se tiene que los siguientes estados cuentan con un sistema informático para llevar a cabo los procesos de Entrega-Recepción.
